Bí quyết tham gia hội chợ, triển lãm thương mại hiệu quả

Để tạo lên một kỳ hội chợ thành công chúng ta cần rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố “Chuẩn bị hội chợ chu đáo” là hết sức quan trọng. Vậy làm thế nào để tổ chức thành công hội chợ, triển lãm? Để trả lời cho câu hỏi này, tôi xin chia sẻ 10 bí quyết sau:

Tạo danh sách khách hàng.

Lập danh sách các nhà phân phối/khách hàng theo quốc gia để có thể dễ dàng tìm kiếm đối tác nhà phân phối hoặc bán lẻ. Danh sách này.giúp bạn lựa chọn nhà phân phối/khách hàng một cách hợp lý từ các cuộc viếng thăm gian hàng trong thời gian diễn ra hội chợ, triển lãm.

Sử dụng cơ sở dữ liệu từ nhà tổ chức

Đây là một giải pháp nhanh chóng. Thông thường trước khi hội chợ diễn ra một tháng, các nhà phân phối đã được cập nhật vào danh sách các quốc gia tham gia. Từ danh sách này tìm ra 5 doanh nghiệp tiềm năng của mỗi quốc gia. Sau đó gửi email cho các công ty này trước khi hội chợ thương mại diễn ra nhằm sắp xếp cuộc hẹn và gặp gỡ. Cách tiếp cận này tốt hơn so với ngồi ở gian hàng và “hy vọng và chờ đợi để gặp được các nhà phân phối có năng lực và tiềm năng”.

Tìm hiểu năng lực nhu cầu của khách hàng tiềm năng trước cuộc gặp.

Bằng cách thực hiện bản tóm lược năng lực của nhà phân phối. Các chỉ tiêu cần đề cập đến trong bản tóm tắt như thời gian hoạt động kinh doanh, doanh số bán hàng, số lượng nhân viên của nhà phân phối, thương hiệu chính của nhà phân phối là những thương hiệu nào, bề dày của thương hiệu chính, và tài liệu tham khảo từ các thương hiệu khác và các nhà bán lẻ trong nước.

Tóm tắt những điểm chính cần giới thiệu về công ty của bạn

Bản tóm tắt (hay có thể gọi là brochure sản phẩm) này bao gồm các sản phẩm chủ yếu công ty bạn, các thị trường xuất khẩu chính, các đặc tính đáng chú ý và nổi bậc của sản phẩm đó. Ngoài ra phải có danh sách địa chỉ liên lạc của các nhà quản lý và mặt sau nên để trống dành cho việc ghi chú. Bản tóm tắt này nên in trang trọng và bắt mắt. Bản tóm tắt có tác dụng như một lời nhắc nhở cho đối tác khi họ trở về sau khi đã gặp và làm việc với hàng chục đối tác tại hội chợ.

Tham gia vào các sự kiện kết nối (matchmaking)

Hầu hết các hội chợ thương mại đều tổ chức các sự kiện kết nối. Các hình thức matchmaking có thể khác nhau, nhưng về cơ bản họ có thể sắp xếp các cuộc họp/gặp gỡ với khách hàng hoặc các nhà phân phối có quan tâm. Cách tiếp cận này rất hữu ích và cần thiết, tuy nhiên cần lưu ý là không phải đối với mọi cuộc gặp gỡ.

Chụp hình của đối tác tiềm năng

Việc đầu tiên là lấy danh thiếp của đối tác. Sau đó nên chụp hình họ. Điều này giúp bạn nhớ hết các đối tác đã làm việc khi bạn bắt đầu thẩm định sau khi tham gia triển lãm thương mại.

Mang theo ít nhất 500 danh thiếp (business card)

Bạn không thể coi thường vấn đề này được, nếu không bạn có thể hết sạch danh thiếp ngay tại triển lãm. Tốt hơn hết là bạn nên mang theo 1.000 danh thiếp.

Sắp xếp một sự kiện cho nhóm các nhà phân phối hiện hữu

Việc này là cách hiệu quả để giới thiệu sản phẩm mới hoặc giới thiệu “Nhà phân phối của năm.” Bạn phải lên lịch sắp xếp cho việc này trước hoặc sau thời gian khai mạc triển lãm. Tốt nhất là vào buổi ăn sáng hoặc buổi ăn tối, bạn nên lên lịch sắp xếp từ bốn tháng trước để tránh trùng lắp với các sự kiện khác.

Đến sớm và ra về muộn (trong khả năng)

Khách tham quan triển lãm thương mại thường liên lạc và gặp người có quyền quyết định của một nhà cung cấp trước 10:00 hoặc sau 16:00. Họ thường ít bị phân tâm và có nhiều thời gian dành cho bạn. Tương tự như vậy, bạn có thể gặp giám đốc công ty vào ngày chủ nhật hoặc ngày cuối cùng của triển lãm thương mại. Thông thường, những người mua bán lẻ không tham dự hội chợ thương mại vào những ngày cuối tuần hoặc “ngày cuối cùng” của triển lãm.

Lập kế hoạch tham dự triển lãm thương mại

Các hội chợ, triển lãm thường công bố danh sách tất cả các nhà triển lãm trên trang web. Nhiều triển lãm thương mại cũng có riêng một phần mềm sẽ cho phép bạn thêm tên các nhà triển lãm có liên quan đến danh sách riêng của bạn và đánh dấu vào danh sách các nhà triển lãm được bạn chọn lựa. Để tối ưu hóa hiệu quả tham dự triển lãm thương mại, hầu hết các nhà triển lãm đều lên lịch hẹn cho các cuộc họp/ gặp gỡ của họ từ trước.

CHUYÊN GIA – KYODAI